Как правильно пронумеровать документы образец

Сшивание документов нитками: как правильно пронумеровать для налоговой, образец

Как правильно пронумеровать документы образец

Выражение «шить дело» появилось в ХХ веке и широко применялось в криминальной среде, сейчас оно звучит реже. А означает – заведение уголовного дела, и связано оно действительно с процессом скрепления и подшивания большого количества бумаг в одну папку.

Тема этой статьи далека от криминала. Хотя в нынешнее время массовой компьютеризации все увеличивается электронный документооборот, бумажные документы по-прежнему не теряют своей важности.

Люди, работающие в различных бюджетных организациях, офисах, где немалый оборот различных бумаг, знают не понаслышке, что есть такой порядок в делопроизводстве, как прошивание документов.

Как «сшить дело» или как правильно сшивать документы – это будет рассмотрено ниже.

Какие документы нужно сшивать и зачем

В делопроизводстве существуют свои требования к обороту и сохранности бумаг. Если документ состоит из двух и более страниц, то, возможно, придется их сшивать. Эта необходимость вызвана тем, чтобы ни один из листков случайно не потерялся или его нечаянно, а, может быть, умышленно, не подменили.

Не каждый знает, что это за инструмент – станок для прошивки документов

Также прошивать надлежит те дела, которые будут сдаваться в архив.

Обычно скреплять бумаги нужно, когда дело окончено, но некоторые надо скреплять до того, как начали ими пользоваться, например, журналы учета и регистрации.

Строгих установленных правил для этой процедуры нет. Рекомендации по этому вопросу можно найти в Приказе Росархива от 23.12.2009 N 76. И хотя они касаются разработки инструкций по деловодству в федеральных органах исполнительной власти, ими вполне могут воспользоваться и другие организации. Также существуют отраслевые инструкции, которые могут давать свои рекомендации.

На заметку! Документы зачастую проходят прошивку из-за большого потока документации, чтобы не запутаться в деловых бумагах.

Сшивают документы повышенной важности, такие как:

  • бухгалтерские;
  • банковские;
  • кадровые (приказы и штатное расписание);
  • входящая и исходящая корреспонденция;
  • протоколы;
  • направляемые в органы контроля на проверку (налоговая, ПФР);
  • научные работы;
  • дипломы;
  • диссертации;
  • документы для передачи в архив;
  • копии документов и переводы, заверяемые нотариусом.

Перечень приблизительный, могут подлежать прошивке и другие документы.

С 2013 года нет обязательных требований к необходимости подшивки документов для регистрации ИП и юрлиц.

Сшивка документов: приблизительный порядок

СортировкаРовно разложить бумаги в стопки с количеством листов не больше 250, толщина которых до 4 см.При складывании желательно соблюдать хронологию и нумерацию документов.Вытянуть листы из файлов.Снять булавки и скрепки из бумаг.
НумерацияНа лицевой стороне листов дела в правом верхнем углу проставляется черным или простым карандашом номер страницы арабской цифрой, начиная с первого, при этом номер ставится, не задевая текста документа.
Составление описиДля дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) с целью быстрого нахождения документов и их учета необходимо составить опись.
Подготовка1. Подложить опись в начало дела или же приклеить к обложке.2. Подготовить все материалы для сшивки: картон, нитки, клей, шило.
ОбложкаОформить обложку, приклеив к ней титульный лист с необходимой информацией или заполнив от руки.
Пробивание отверстийОтверстия можно сделать шилом или дыроколом, от левого края нужно отступить 1,5…2 см, расстояния между дырками предусмотреть около 3 см, придерживаться строгой вертикали.
Прошивание1. Дела длительного хранения следует прошивать вместе с обложкой.2. Прошивка обычных бумаг начинается с листа, последующего за переплетом.3. Прошивка делается два раза.
Завершительная подписьНа обратной стороне подшивки – обложки, последнего листа или же чистого листа делается наклейка, которая препятствует изыманию листов. Для этого она садится на клей, и на нее проставляется печать организации таким образом, что заходит частично и на наклейку, и на листок бумаги. На наклейке пишется: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Затем нужно поставить подпись и расшифровать ее, обычно руководителя или того, кто подготовил подшивку. 

Подшивка документов: способы

Как прошить документы нитками

Прошить дела можно такими способами:

  • нитками;
  • степлером;
  • специальным оборудованием.

Самым надежным способом считается подшивание нитками.

Как сшить документы степлером

Этот способ довольно часто используется ныне в связи с его простотой.

Складываются по порядку и нумеруются листы, как обычно – в правом верхнем углу, начиная с титулки.

На титульный лист необходимо положить листик, как показано на фото, и скрепить его с помощью степлера в двух местах. Листик берется прямоугольный, любого цвета.

Прикрепление листа к документу при сшивке документов степлером

Отворачивается лист на обратную сторону по линии скоб. Листочек приклеивается сзади подшивки и на нем делается заверительная надпись.

Как сшивать документы нитками

Единых правил, как правильно сшивать документы нитками по ГОСТ, не существует.

Можно воспользоваться дыроколом или канцелярским шилом. Главное, что требуется – все дырки должны быть одинаковыми и иметь аккуратный вид. Если нужно сшить несколько страниц, достаточно будет воспользоваться иглой.

Определенных требований к нитям также нет. Это может быть жгут, толстая нить или обычная нить, сложенная в несколько раз. Главное – аккуратность и прочность.

Прошивка документов (образец) с применением степлера

На поле листа без текста, которое обычно 2,5 или 3 см, примерно по его середине делаются отверстия иголкой или дыроколом в количестве от двух до пяти, расстояния между дырками должны быть равными. Если это целое толстое дело, тогда нужно воспользоваться станком для прошивания, шуруповертом или дрелью.

Затем слева на листе, на расстоянии где-то посередине поля без текста, т. е. рамки делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.

Обратите внимание! Для сшива всегда используется левый край документов. 

В иглу вставляется нить длиной 40 см. При соблюдении порядка действий ее достаточно будет на 2 прогона. Это хорошо для того, чтобы нити не порвались.

Как именно прошиваются документы, поэтапный порядок (для трех отверстий):

  1. Начинать нужно с обратной стороны, со среднего отверстия.
  2. Оставляется конец нити не менее 10 см для последующего связывания.
  3. Игла продевается и выводится налицо, далее вставляется в верхнее отверстие.
  4. На обратной стороне нить проводится к нижнему отверстию.
  5. Прокалывается, нитка выводится налицо.
  6. Опять возвращается игла в средний проем.
  7. Все действия повторяются еще раз.
  8. С обратной стороны связываются нити на два узла.
  9. Наклеивается листок для заверительной надписи (обычно квадрат со стороной 5 см) с соблюдением правила, что концы нитей должны выступать за границы наклейки.
  10. Делается надпись и заверяется печатью таким образом, что печать попадает на края наклейки, дату и подпись.

    Как сшить дело в четыре отверстия – пошаговая схема

Сегодня можно приобрести уже наклейки-заготовки. В текст нужно будет только вставить количество листов, должность, Ф. И. О. и дату.

Как правильно нумеровать листы

Нумерацию нужно делать простым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Не рекомендуется для этих целей ручки, цветные карандаши или фломастеры.

Нумероваться будут не страницы, как в книге, а листы.

Лист формата А3 нужно подшить за левый край и сложить, и пронумеровать его, как один. Если он подшит за середину, то это будет считаться как 2 листа.

На фотографии, картинки, схемы и карты ставится номер на обратной стороне в верхнем левом углу. Конверты следует нумеровать в первую очередь, при этом содержимое их вынимается и нумеруется отдельно.

Обратите внимание! Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Как подшивать документы для налоговой

Как сшить документы для налоговой по требованию

Налоговые органы могут запросить на проверку финансовую документацию организации.

Если она предоставляется в бумажном виде, то листы следует пронумеровать и прошить.

Копии можно подшить в пачки по 150 страниц и не более.

Наиболее часто документы для налоговой подшиваются на три отверстия.

Сшивать бумаги лучше не очень плотно, чтобы их легко было открыть, видно было даты и визы, предоставлялась возможность сделать с них копии.

Желательно при наклейке надписи использовать папиросную бумагу и канцелярский клей.

Заверение документов для налоговой

Помимо того, что нужно знать, как прошиваются документы для налоговой, важным также является заверение бумаг для этой организации.

Согласно новому ГОСТу, с 01.07.2017 отметка о заверении дополнилась надписью о том, где хранится оригинал документа.

Итак, под подписью на документе пишется:

  • слово «Верно»;
  • должность работника, который заверяет;
  • его подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения копии (выписки из документа).

Пример: Верно Главный бухгалтер Подпись А. И. Иванова Дата.

Использовать факсимиле вместо подписи не разрешается, можно попасть под штрафные санкции.

Под этой надписью: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год» и заверяется печатью организации.

Если у документа много страниц, то можно заверить каждую страницу по отдельности, а можно весь прошитый документ.

Обратите внимание! Для отметки о заверении можно использовать штамп.

Пакет бумаг направляется в инспекцию вместе с сопроводительным письмом.

Подшивка документов в архив

Как заверить документы для налоговой по требованию

Сдача документов в архив предполагает их полное и частичное оформление. Полное – для дел, которые хранятся постоянно и временно (более 10 лет). Частичное – для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Если речь идет о документах, которые будут передаваться в архив, то обязательно нужно сделать обложку для дела. Обычно ее делают из папки «Дело» или из картона. Дела, которые передаются на хранение в государственный архив, должны обкладываться в бескислотный картон.

Полное оформление дела предполагает, помимо стандартных правил, соблюдение Приказа Росархива, а именно:

  • оформление обложки по установленной форме;
  • составление листа-заверителя по форме;
  • внутренней описи документов по форме.

Все бланки форм можно найти в приказе.

На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.

Для документов с частичным оформлением можно не делать:

  • нумерацию листов;
  • складывание листов по порядку;
  • прошивать нитками, а хранить в папке-скоросшивателе.

Переплет бухгалтерских документов

Основу архива любой организации часто составляют бухгалтерские документы. Очень важно, чтобы все они были структурированы и сшиты. Четко установленного порядка хранения их нет.

В соотвествии с Положением по ведению бухучета предприятия обязаны хранить не менее 5 лет все бухгалтерские документы: выписки банка, кассовые документы, авансовые отчёты и т. д.

Принцип подшивания документов такой же, только обычно делают 5 отверстий, поскольку дела имеют большую толщину. Этот процесс поручают определенному сотруднику. При подшитии составляется опись бумаг, вошедших в дело.

Кассовые документы можно подшить через верхний левый угол.

Многие предприятия для облегчения нелегкого труда подшивания обращаются в специализированные фирмы, занимающиеся переплетом.

Несмотря на то, как много тонкостей в простом, кажется, деле подшития бумаг, грамотный подход к этому вопросу позволит облегчить процесс хранения и работы с завершенными делами.

Источник: https://shtrafsud.ru/dokumenty/kak-ssivat-nitkami.html

Как нумеровать листы в сшивки где 2019г

Как правильно пронумеровать документы образец

  • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.
  • Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  • Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ollga [e- Аля писал(а): Ollga писал(а): Какой год следует ставить, если мы используем такую папку для личного дела — год приема на работу сотрудника, или год увольнения? Напишите оба года, например: 2001-2013.

Никакого норматива ведь нет, устанавливающего, какой именно год писать в этом случае?Я что-то не нашла… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… « Первая ← Пред.1 2 След.

Кстати, журнал по охране труда — это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности. Информация кадровику А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована.

Как нумеровать листы при сшивании

Полезная статья: Читайте в электронном журнале о подготовке дел к передаче на архивное хранение Прошивка документов ниткой в 3 дырки Для сшивания в три прокола необходимо сделать в стопе 3 отверстия по левому краю с расстоянием не более 3 см. друг от друга.

  • обязательно ли прошивать официальные бумаги, передавая их на хранение;
  • существует ли ГОСТ, регламентирующий прошивку документов;
  • какие материалы могут понадобиться для прошивки документов;
  • как правильно нумеровать листы в сшитой документации;
  • схемы прошивки документов

Нумерация листов в журнале регистрации с какой странице нумеровать

В разделе Отдел кадров, HR на вопрос Как правильно пронумеровать документ? (Журнал регистрации, книгу приказов). С какой страницы, с какого номера? заданный автором Анна Моргунова лучший ответ это первый листик берете, ставите цифру 1, второй листик берете -цифра 2.

нумеруются листы, а не страницыДалее прошнуровываете, склеиваете сзади бумагой и пишите: «Пронумеровано, прошнуровано скреплено печатью листов» Печать подписьПочитайте инструкцию по делопроизводству Ответ от 2 ответа[гуру]Привет! Вот подборка тем с ответами на Ваш вопрос: Как правильно пронумеровать документ? (Журнал регистрации, книгу приказов).

  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Рекомендуем прочесть:  Медосмотры преподавателей в 2019 году

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации

«Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы».

Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается.

Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.

Как правильно прошивать документы

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Источник: https://sibyurist.ru/litsenzionnyj-dogovor/kak-numerovat-listy-v-sshivki-gde-2019g

Как правильно прошить и пронумеровать документы образец

Как правильно пронумеровать документы образец

Листы в документе должны быть пронумерованы. Их можно пронумеровать вручную, а можно прямо напечатать с номерами. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц. Будьте внимательны.

Первый лист сшитого документа тоже должен быть пронумерован. При печати с нумерацией страниц иногда на первом листе номер не печатается. Если сшиваются несколько документов в один пакет, то нумеровать нужно вручную.

При этом необходимо обеспечить, чтобы внутренняя нумерация в документах отсутствовала или не вносила путаницы.

В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить. Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью ‘прошнуровано, пронумеровано’, а часть оказалась на основном листе.

Как правильно сшить документы

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов.

Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается.

Это считается грубым нарушением.

Интересное:  Какие документы выдаются при регистрации ип 2019

Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек.

Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.

Как правильно сшивать документы

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Как правильно прошивать и заверять документы

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Прошито и пронумеровано: скачать образец в Word

Как правильно пронумеровать документы образец

При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы.

Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери.

Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал.

Для фиксации шва должна быть приклеена специальная Р±РёСЂРєР°. Р’ конце статьи можно загрузить «РџСЂРѕС€РёС‚Рѕ Рё пронумеровано» образцы word.

Пример наклейки: что следует указать

После того как все листы журнала были пронумерованы и прошиты, на узел нитки крепится наклейка.

РћРЅР° представляет СЃРѕР±РѕР№ небольшой бумажный прямоугольник, размеры которого составляют примерно 4×6 СЃРј.

Рекомендуется заранее подготовить и распечатать на принтере несколько экземпляров, чтобы они всегда были под рукой.

Пример наклейки включает в себя следующие поля для заполнения:

  1. Количество прошнурованных, пронумерованных и скрепленных печатью листов. Указывается сначала цифрами, затем в скобках прописью.
  2. Должность уполномоченного работника.
  3. Подпись с расшифровкой.

В разных образцах формулировки могут отличаться. Как правило, на наклейке отражается только информация о количестве листов и должности ответственного за журнал сотрудника. В конце ставится его подпись.

Важно! Наклейка может быть дополнена датой формирования журнала и оттиском печати организации (при наличии таковой).

При креплении нужно следить за тем, чтобы узелок нити находился в центре наклейки. Кончики при этом выходят за линию бумаги.

Подготовка документов к прошивке

Шаг первый – нумерация. Перед тем как приступать Рє прошивке документов, следует проставить номера РІ верхнем правом углу. Такое расположение цифр диктуется правилами делопроизводства.

Затем готовятся отверстия под стежки. Деловые документы имеют достаточно широкие поля.

Перед прошивкой приблизительно в середине этих полей делают три прокола.

Они идут строго вертикально по вертикальному центру листов. Шаг составляет минимум 3 см.

Все листы следует пробить на одном уровне. Для проделывания отверстий используют:

  • дырокол;
  • шило;
  • иглу.

Благодаря выдерживанию расстояния от границ поля после прошивки не возникает неудобств при чтении текста. Также не затрудняется поиск нужной страницы.

Как выполняется прошивка

Следующий РІРѕРїСЂРѕСЃ – как правильно прошить документы СЃ готовыми отверстиями? Р’ качестве инструмента берется прошивочная игла.

Для прочного шва потребуется такой материал, как:

  • банковский шпагат;
  • прошивные нитки ЛШ-210.

Если специализированных материалов для соединения страниц под рукой не оказалось, можно заменить их любой прочной ниткой. Как пример, подойдет капрон. Также можно взять простую нить для шитья, сложив ее в несколько раз.

Чтобы сделать прочный, долговечный шов, стежки рекомендуется повторять два раза. Вместе с тем не нужно слишком сильно затягивать нитку. Тугой шов будет затруднять перелистывание журнала и поиск нужного бланка.

Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом.

При этом следует оставить примерно 5 см концов.

Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.

Заключительный этап – крепление наклейки

Важно защитить собранные РІ папке документы РѕС‚ изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «РџСЂРѕС€РёС‚Рѕ Рё пронумеровано». РќР° обратную поверхность листа наносят клей.

Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.

Далее нужно дождаться высыхания клея. В отведенной для этого строчке указывается количество документов, включенных в данный журнал.

Готовый бланк заверяется руководителем организации либо уполномоченным сотрудником. На наклейке отражается должность работника, его подпись и дата заверения.

При наличии ставится печать предприятия.

Общие рекомендации по оформлению наклейки

Основная функция наклейки – подтверждение целостности журнала Рё включенных РІ него документов. РЎ этой же целью узелок заливается клеем. Как РЅР° самой Р±РёСЂРєРµ, так Рё РЅР° документах ставится печать организации.

Отметим несколько рекомендаций по оформлению наклейки.

  1. Наличие отчетливой, без труда различимой подписи.
  2. Присутствие того же оттиска печати, что и на документах организации.
  3. Расположение бирки непосредственно на узле нити, чтобы зафиксировать неприкосновенность документов.

Чтобы ровно сшить все листы, следует убрать все посторонние предметы.

Если стопка большая, рекомендуется брать бумаги небольшими партиями.

Когда нужно упорядочить в одном журнале несколько разных документов, их укладывают по дате подписания.

В каких случаях требуются прошитые документы

В большинстве случаев прошивка требуется для отчетов, представляемых в налоговую инспекцию.

В таком случае подпись ставит только руководитель организации, а на наклейке ставится оттиск его печати.

Это обязательное требование налоговой службы.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для РЅРёС… наличие печати – дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной РїРѕРґРїРёСЃРё предпринимателя. РљРѕРіРґР° проверка завершена, РЅР° бланках ставится гербовая печать.

Важно! Чтобы заверить РєРѕРїРёСЋ многостраничного документа, РЅР° каждом листе ставится штамп «РљРѕРїРёСЏ верна».

Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми. Оформление штампа зависит от организационно-правовой формы.

Государственные предприятия могут использовать печати с гербом.

Для ООО и �П законодательством предусмотрены другие требования.

Подведем итог. Наклейка «РџСЂРѕС€РёС‚Рѕ Рё пронумеровано» выполняется РІ РІРёРґРµ бумажного прямоугольника.

Он наклеивается на узел шва после окончания прошивки. Нити покрываются клеем, поверх наносится бирка.

Когда клей высохнет, на листке делаются необходимые пометки.

​

Сначала указывается количество подшитых в журнал листов. Далее ставится подпись руководителя, его Ф�О и подпись.

В некоторых случаях это может поручаться другому ответственному сотруднику. Также на наклейке ставится штамп организации.

При предоставлении документов в налоговую инспекцию это обязательное требование для ООО.

В случае с индивидуальными предпринимателями достаточно личной подписи. Далее можно скачать бесплатно образец наклейки.

​

Образец наклейки прошито и пронумеровано

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/kak-pravilno-proshit-i-pronumerovat-zhurnal-obrazec

Как правильно пронумеровать документы образец

Как правильно пронумеровать документы образец

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Общие правила оформления

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции.

Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Но в делопроизводстве все же рекомендуется проводить сшивание документов, поскольку это облегчает их хранение.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

урок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

С июля года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

http://nt37-kazan.ru/kak-pravilno-pronumerovat-i-proshnurovat-dokument/

Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это регламентируется?

Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться?

Прошивка журнала: когда надо и когда не надо?

Прошивка: когда надо и когда не надо? Когда прошивка необходима В кадровом делопроизводстве действительно нужно и необходимо прошивать всего два журнала.

  1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Формы обеих утверждены Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69)

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации?

В каком документе прописаны данные правила?

Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет.

Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Оформление журналов и книг

Оформление и книг Кадровый документооборот каждой организации, индивидуального предпринимателя, включает оформление и книг.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.

В соответствии с номенклатурным производством, в контексте которого обозначен алгоритм производства документации, устанавливаются своего рода правила защиты информации, содержащейся в журнале.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Как правильно прошить и пронумеровать журнал #8212; образец

Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец

После того как все листы журнала были пронумерованы и прошиты, на узел нитки крепится наклейка. Она представляет собой небольшой бумажный прямоугольник, размеры которого составляют примерно 4×6 см.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты.

http://pravexperts.ru/kak-pronumerovat-i-proshnurovat-zhurnal-60439/

На пенсии
Добавить комментарий