Опись документов при передаче документов образец

Как сделать опись передаваемых документов образец

Опись документов при передаче документов образец

Справочная информация Раскрыть список рубрик 1 сентября — 25 сентября Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > Налог-налог 11 февраля 2019 44711 Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций.

Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом.

Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем. В каждой организации

Как правильно составить опись передаваемых документов?

Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг.

п.) входящая и исходящая корреспонденция и ; производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;

Внутренняя опись документов личного дела

8809 ФОРУМ! Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке.

Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела». ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Акт приема-передачи документов.

Скачать образец

Акт приема-передачи документов — документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера.

Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов.

Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгКаждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме.

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.

Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства.

Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью.

Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.

Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации: входящей и исходящей документации (письма, требования, просьбы); кадровых документов (распоряжения, приказы);

Опись документов, образец

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт.

(10+) Отправка документов почтой с описью вложения ‘); Оглавление :: Поиск Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

  1. Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.
  2. Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
  3. Если такая форма переписки определена договором.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором. Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве2.

По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10). Пример 1 Показать В график передачи дел в архив на 2019 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2019 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см.

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

  1. Применение и назначение описи
  2. На уничтожение
  3. Для передачи в архив
  4. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов
  5. Внутренняя опись для личного дела
  6. В архиве
  7. Правила составления
  8. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
  9. Изъятых документов
  10. В делопроизводстве
  11. Для почты
  12. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

Как составить опись документов

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами.

Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).

Источник: http://advleks.ru/kak-sdelat-opis-peredavaemyh-dokumentov-obrazec-39744/

Как правильно сделать опись передаваемых документов – СИЗ, нормы, инструкции

Опись документов при передаче документов образец

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.

Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-dokumentov/

Опись и учет передачи документов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.

Скачать образец описи переданных документов

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Реестр передачи документов в электронном виде

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

  1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
    Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
  2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю: Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:

Источник: http://rossiz.ru/kak-pravilno-sdelat-opis-peredavaemyh-dokumentov/

Опись документов при передаче документов образец

Опись документов при передаче документов образец

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

  • регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  • полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  • проверки ведения учета;
  • выполнения непосредствено передачи дел;
  • составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

http://skolkozarabatyvaet.ru/obuvolneniyah/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-obrazets

Опись передачи документов в МФЦ

Опись передачи документов в Росреестр или МФЦ будет передана вам специалистом отдела приема-выдачи документов. Это важный документ и прежде чем попрощаться со специалистом и сказать ему: #171;Спасибо#187;, внимательно прочтите опись передачи документов.

Ведь человеческий фактор ни кто не отменял, а ошибки внесенные в рабочую программу будут повторены в ЕГРН, если регистратор их не заметит и не внесет исправления.

Опись передачи документов в МФЦ

В прошлом месяце (06.) я действовала от имени своего клиента в сделке купли-продажи квартиры. Документы на регистрацию в Росреестр мы с продавцом передали через МФЦ и я получила эту опись.

Опись передачи документов. Дополнительная информация

Специалист прикрепила к описи дополнительную важную информацию.

  1. За получением результата необходимо обратиться на следующий рабочий день после даты, указанной в расписке. Устно мне было сказано #8212; после 16-00.

#171;На всякий пожарный#187; я пришла в 12-00, мимо проезжала, дай думаю заеду. Ан нет, машина из Росреестра приходит только в 16-00.

Так что не теряйте время, следуйте рекомендации.

  • Для получения документов с собой необходимо взять #8212; опись передачи документов, паспорт, свидетельство о рождении ребенка(для несовершеннолетних), доверенность(оригинал)
  • Опись передачи документов. Информация об объекте и субъекте сделки

    1. Проверьте адрес объекта недвижимости
    2. Вид объекта недвижимости #8212; помещение, квартира или комната #8212; это помещения
    3. ФИО заявителя, если допущена ошибка, она допущена и в заявлении на регистрационное действие #8212; тогда регистратор отклонит заявление, придется возвращаться и подписывать новое заявление

    Опись передачи документов. Перечень

    1. В описи указано количество оригиналов и копий, проверьте не пропустил ли в описи сотрудник какой-нибудь из переданных документов. Если вы передали оригинал и копию, оригинал вернут при выдаче.

    Опись передачи документов. Плановая выдача результата государственной услуги

    1. Плановая выдача документов. Как я уже говорила выше, вероятнее всего договор с регистрационной надписью и выписку из ЕГРН вы получите в конце следующего рабочего дня от указанной в описи даты. (Возможно в вашем городе госслужба работает лучше)

    Документ сохраните, он вам понадобиться при получении документов.

    https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

    Кроме того, если необходимо будет донести дополнительные документы, чтобы они попали в ваше регистрационное дело, необходим его номер. Здесь он указан в п.2 описи.

    Ошибка в описи приема документов

    Даже если вы подаете документы в Росреестр через МФЦ, все персональные данные участников сделки и данные на объект недвижимости, автоматически вносятся в рабочую программу Росреестра.

    То есть регистратор доверяет этим данным и может не перепроверить.

    Если специалист отдела приема документов допустил ошибку #8212; она автоматически #171;встанет#187; в ЕГРН ( единый государственный реестр недвижимости).

    Поэтому, если вы обнаружили ошибку в Описи #8212; сразу подайте заявление об исправлении технической ошибки.

    Если вы этого не сделаете будет:

    http://exspertrieltor.ru//07/22/opis-peredachi-dokumentov/

    Как составить опись документов в налоговую инспекцию

    У компании не могут снова требовать уже представленные документы в налоговую.

    Чтобы не дублировать бумаги, придется составить опись документов в налоговую инспекцию. Требований к форме и содержанию описи нет, поэтому в ней все на усмотрение налогоплательщика.

    Но чем она подробнее, тем проще доказать, что именно запрошенные в налоговую компания уже сдавала.

    Опись представленных в налоговую документов важно составить так, чтобы потом можно было идентифицировать, какие именно в налоговую были переданы ранее.

    Оренбургский государственный университет

    Настоящая инструкция определяет общий порядок подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

    1.2. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (кроме личных дел студентов) подлежат передаче в архив университета после окончания календарного года, в котором они были заведены.

    1.3. Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел (оформлению и описанию) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

    Приказ о передаче дел при увольнении

    Как его составить и что указать, расскажем в статье. Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют.

    Акт приема-передачи документов

    Прежде всего, необходимо узнать определен ли нормативными порядок передачи и непосредственно сама форма акта.

    http://gran-law.ru/opis-peredachi-dokumentov-obrazec-34314/ Комментариев пока нет!

    Источник: http://otvetjurista.ru/dokumenty/opis-dokumentov-pri-peredache-dokumentov-obrazec.html

    Акт приема-передачи документов (образец)

    Опись документов при передаче документов образец

    В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации.

    Просто так важные документы передавать нельзя – стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи).

    Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

    Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

    Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

    В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке.

    Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п.

    , он будет выступать в качестве важного доказательства.

    Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

    В каких случаях требуется оформление акта?

    Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

    • при передаче документации от одного сотрудника другому;
    • при смене руководящих лиц в организации;
    • при перемещении важных документов внутри предприятия;
    • при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

    Особенности составления документа

    Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

    • его полное наименование;
    • дату и место составления;
    • наименование фирмы;
    • состав комиссии (при ее назначении);
    • подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;
    • присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;
    • Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);
    • подписи членов комиссии.

    При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом.

    Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту.

    Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

    Составление акта при смене генерального директора

    Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений.

    Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров.

    При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

    Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.

    2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно.

    Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

    Составление акта при смене бухгалтера

    Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг.

    Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом.

    При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

    Источник: https://spmag.ru/articles/akt-priema-peredachi-dokumentov-obrazec

    Опись документов для налоговой: образец заполнения бланка

    Опись документов при передаче документов образец

    Технический прогресс модернизирует систему делопроизводства, но в государственных структурах «бумажный кодекс» по-прежнему имеет существенный вес. Среди множества канцелярских премудростей к важным составляющим относится опись.

    Перечень справок и квитанций не только подтверждает факт предоставления, но и исключает их дублирования в будущем по запросу компетентных органов.

    О том, как грамотно составить опись документов для налоговой, образец ее заполнения и особенности подачи — читайте далее.

    Опись документов для налоговой: образец

    Целесообразность составления описи

    Каждый поступивший в ИФНС документ необходимо фиксировать с целью учета документооборота.

    Опись содержит информацию о наименовании документов, их количестве и дате предоставления. Она систематизирует хранение поступающих бумаг и является главным справочным пособием по поиску.

    Сотрудники налоговой инспекции наделены полномочиями затребовать у налогоплательщика пакет подтверждающих документов для осуществления контроля за калькуляцией суммы налога к удержанию.

    Составление описи выгодно для обеих сторон процесса, т.к. избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле

    НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:

    • налоговый — 200 рублей за каждый непредъявленный документ;
    • административный — от 300 до 500 рублей.

    В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово.

    Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.

    Бланк для заполнения

    Представители налоговых органов обязаны хранить поступающие к ним документы, осуществлять проверку и вести учет.

    Стандартизированного бланка для составления описи не разработано: реестр разрешено заполнять на обычном листе А4. В правом верхнем углу вносятся данные о получателе — начальнике ИФНС, а в основной части документа перечисляются наименования документов.

    Скачать бланк для заполнения

    Рядом с каждым документом следует обозначить:

    • количество листов и экземпляров;
    • копия или оригинал;
    • наличие печати.

    Завершает опись подпись налогоплательщика

    Желательно попросить расписку, заверенную подписью сотрудника, получившего документы.

    Скачать заполненный образец по имущественному вычету

    Отправка документов по почте

    Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.

    Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.

    Скачать бланк формы

    В пустующие графы необходимо внести следующие данные:

    • тип отправления: ценное письмо;
    • имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
    • полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
    • подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
    • печать почтового отделения.

    Один экземпляр остается у отправителя, а второй прикрепляется к пакету документов

    Таблица 1. Порядок отправки документов по почте

     Описание
    Шаг 1Конверт принимается в открытом виде.
    Шаг 2Работник почты инспектирует содержимое на предмет соответствия реестру, указанному в описи.
    Шаг 3Курьер проверят корректность заполнения графы адрес, подписывает и проштамповывает бланк.
    Шаг 4Ввиду того, что опись вложения предусмотрена исключительно для ценных писем, обязательным пунктом является указание стоимости содержимого. Оценивать следует каждый документ в отдельности. С итоговой суммы будет удержан страховой взнос в размере от 3 до 4%. Налогоплательщику предоставляется возможность поставить прочерк в графе «Стоимость» и не оплачивать страховку, но в случае потери письма по вине почтового отделения, отправителю не удастся получить компенсацию.

    Средняя стоимость отправки ценных писем равняется 20 рублям за 10 г документации.

    — Правильная почтовая опись

    Не нашли ответа на свой вопрос?

    Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 110-68-15 (Москва)
    +7 (812) 317-72-80 (Санкт-Петербург)

    Это быстро и бесплатно!

    Источник: https://nalog-expert.com/obraztsy-dokumentov/opis-dokumentov-dlya-nalogovoj-obrazets.html

    Акт приема передачи документов

    Опись документов при передаче документов образец

    Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

    Как правильно составить передаточный акт в 2019 году

    В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

    • Название свидетельства.
    • Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
    • Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
    • Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
    • Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

    Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

    Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

    1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
    2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
    • № п/п.
    • Наименование документа.
    • Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
    1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

    Особенности заполнения

    При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

    1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
    2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
    3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
    4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
    5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
    6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

    Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

    При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

    Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

    документа

    Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

    • Название, дата и место написания свидетельства передачи.
    • Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
    • Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
    • Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
    • Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
    • В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

    Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности.

    Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.

      При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

    Акт приема передачи документов другому лицу

    Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику.

    Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

    А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

    Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

    Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

    • Название свидетельства.
    • Дата подписания.
    • Место подписания.
    • Название передаваемых материалов в виде списка.
    • Число передаваемых материалов.
    • Ф.И.О. участвующих сторон.
    • Основание для оформления бланка.
    • Подписи сторон.
    • Печати.

    В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

    Требования к акту передачи документов другому лицу

    При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

    Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

    Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.

    ), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов.

    Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

    В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

    Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

    Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

    В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).

    Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

    Скачать примеры составления стандартного приемо-передаточного акта

    Источник: https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-dokumentov/

    На пенсии
    Добавить комментарий