Опись переданных документов образец

Опись передаваемых документов

Опись переданных документов образец
Юристы отвечают

Сложить правильный образец у специалиста стоит хороших денег. Потому что это имеет решающее значение.

Начальник бессознательно формирует суждение о человеке, что изложил собственные взгляды, воспринимая документ и его содержание. В жизни заявление это отражение личности заявителя.

В проблемах, если решение зависит от интеллектуального состояния это является критично ответственным.

Архивация бумажных документов

Есть компании предоставляющие услугу по внутреннему описыванию документов при их передаче к хранению в архив. Также ее именуют опись дел структурного подразделения, а так же сдаточная опись – это классификатор, в котором раскрывается состав, количество единиц хранения. На основании данной бумаги составляют другие хранимые справочники: каталоги, путеводители, указатели и др.

Из чего состоит опись передаваемых документов в архив? В состав описной документации постоянно входят: статьи с описанием определяемых на хранение единиц; итоговая подпись; лист-заверитель дела; справочный каталог; титульный лист, оглавление, информация про компанию и другие данные, упрощающие работу с описной документацией. Обособлённая статья с описанием предаваемых на архив бумаг включает: порядковое число, дату, индекс, заголовок, срок сохранения дела, тома или части, количество листов в них.

А как составляется опись? Опись документальных материалов выполняется по установленной форме в двух экземплярах. Самый первый отправляется в архив, а другой остается в организации. Из собранных структурными подразделениями компании описных документов формируется сводный документ.

Акт приема-передачи документов

Опубликовал(а): admin в: 03.02.2013

Акт приема-передачи документов – это официальный документ по средствам которого документально оформляется прием или передача документов от одного человека другому. Данный акт является частью договора заключенного между контрагентами, обычно акт приема-передачи документов составляется по требованию организации, в случаи затребования ей необходимых документах.

Данный документ является официальным, а значит имеет юридическую силу, в следствии чего, после подписания акта приема-передачи документов между участниками возникают взаимные юридические обязанности согласно этому акту.

Поэтому при возникновении каких либо споров между сторонами заключившими данный акт, стороны в праве обратится в суд с иском в защиту своих интересов и представить «акта приема-передачи документов» в качестве доказательства обоснованности своих требований.

В Российской Федерации законодатель не установил форму составления акта приема-передачи документации, поэтому любое юридическое лицо в праве самостоятельно разработать форму составления данного документа, однако существует строго определенный перечь требований к составлению акта приема-передачи документов:

  • название документа;
  • дата составления акта;
  • место составления акта;
  • полное название организации составившей документ (первая сторона акта);
  • должность и ФИО лица непосредственно составил акт;
  • полное название предприятия (вторая сторона акта);
  • должность и ФИО лица адресата;
  • полный перечень документов, которые необходимо передать (количество экземпляров: оригиналов документов, копий документов);
  • регистрационные номера выше перечисленных документов;
  • подписи представителей организаций участников акта;
  • печать организации (составителя акта приема-передачи документов).
  • Рассмотренный выше документ является двусторонним и составляется в двух экземплярах. Соответственно, один экземпляр остается у первой стороны (организации, которая составила данный акт), а второй экземпляр передается второй стороне (организации для которой был составлен акт приема-передачи документов).

    Архивация бумажных документов

    Есть компании предоставляющие услугу по внутреннему описыванию документов при их передаче к хранению в архив. Также ее именуют опись дел структурного подразделения, а так же сдаточная опись – это классификатор, в котором раскрывается состав, количество единиц хранения. На основании данной бумаги составляют другие хранимые справочники: каталоги, путеводители, указатели и др.

    Из чего состоит опись передаваемых документов в архив? В состав описной документации постоянно входят: статьи с описанием определяемых на хранение единиц; итоговая подпись; лист-заверитель дела; справочный каталог; титульный лист, оглавление, информация про компанию и другие данные, упрощающие работу с описной документацией.

    А как составляется опись? Опись документальных материалов выполняется по установленной форме в двух экземплярах. Самый первый отправляется в архив, а другой остается в организации. Из собранных структурными подразделениями компании описных документов формируется сводный документ.

    Опись вложения. Пример, шаблон, образец, бланк. Отправка документов заказным письмом. Советы, рекомендации

    Страницы:

    Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

  • Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
  • Если такая форма переписки определена договором.
  • Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.
  • Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

    Рекомендации по составлению описи

    Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли.

    Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить.

    Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, 'Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован'.

    Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

    Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал.

    Нужно писать так: 'Оригинал заявки с подписью' или 'Жалоба с подписью, заверенной нотариально', а не так 'Заявка', 'Жалоба'.

    Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

    Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .

    Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

    Источники:
    mosadvokat.org, 101prikaz.ru, hw4.ru

    Следующие статьи:

    Источник: //bfmac.com/yuristy-otvechayut/opis-peredavaemyh-dokumentov.html

    Образец простого акта приема — передачи документов — самая полная информация

    Опись переданных документов образец

    Здравствуйте, уважаемые подписчики! Я часто слышу, что после увольнения бывшие работодатели предъявляют претензии к своим сотрудникам. То они не могут найти документ, то не нравится заполнения и так далее.

    Для того, чтобы обезопасить себя, обязательно, при увольнении нужно составить акт приема-передачи документов. Сегодня в статье я расскажу о том, как правильно составить этот акт и не допустить основных ошибок.

    Будьте внимательны, следуйте основным правилам и работодатели не смогут вам ничего предъявить.

    Акт приема-передачи бухгалтерских документов

    Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора. Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.

    Обязательно указывается наименование документов, подлежащих передаче, количество экземпляров и прочие существенные параметры, например, передается копия или оригинал. Таким образом официально передается любая документация.

    Передача назад осуществляется по заявке установленного образца, в которой указываются наименования переданных и не представленных документов (в случае, если часть была утеряна или не может быть представлена по иным причинам). Может быть указана должность лица, уполномоченного на проведение проверки, дата передачи и другая информация.

    Источник: //btimes.ru/documents/acts/akt-priema-peredachi-dokumentov

    Опись и учет передачи учредительных документов другому лицу

    Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

    • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
    • договорные документы;
    • учредительные и корпоративные документы;
    • внутренние организационные документы;
    • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

    Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

    Порядок передачи документов по описи при увольнении и прочих случаях

    На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

    • № п/п,
    • Наименование документа,
    • Количество листов в документе,
    • Уточняющие сведения.

    Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

    Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

    Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel.

    Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

    Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.

    Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр. Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

    • наименование документа;
    • номер, дата и место составления;
    • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
    • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
    • подписи ответственных лиц, печати.

    Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

    К чему приводят неучтенные документы?

    Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

    Источник: //you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov

    Простой акт приема-передачи

    Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи. Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п.

    Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным доказательством по гражданскому делу.

    Обязательность составления такого документа, как акт приема-передачи, может быть предусмотрена прямо в договоре, а может вытекать и из норм Гражданского кодекса РФ.

    Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.

    Пример акта приема-передачи

    05 марта 2017 г.                                                                              г. Ульяновск

    по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка

    от 01 февраля 2017 г.

    Источник: //blognalog.com/uchet/obrazets-prostogo-akta-priema-peredachi-dokumentov-samaya-polnaya-informatsiya.html

    Как сделать опись передаваемых документов образец

    Опись переданных документов образец

    · Сентябрь 16, 2019

    Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’.

    все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

    Как правильно составить опись передаваемых документов

    Для этого составляется план-график, который утверждает руководитель предприятия и архивной картотеки. Для передачи документации создается специализированная оценочная комиссия, утверждающая архивную опись. В случае первой передачи бумаг оформляется историческая справка, выданная на фонд архивной картотеки.

    При следующих процедурах к данной справке добавляется соответствующее дополнение, которое содержит информацию о произошедших изменениях.

    Дела представляются поштучно.

    Каждый экземпляр помечается, что переданный образчик был принят в архивную картотеку. Если бумаги отдаются на окончательное сбережение, требуется формирование акта приема-передачи.

    Здесь формируется соответствующий бланк, куда заносится: наименование архивируемых сведений; фиксирующая информация (дата, место, номер сформированного бланка); перечень сведений, отданных на сбережение; наименование юрлиц, а также ФИО составителей;

    Опись передаваемых документов: скачать образец

    Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг.

    Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

    • Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.
    • Опись дел наемных сотрудников.
    • Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
    • Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.

    Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету. Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения.

    Опись документов: правила использования и оформления

    утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141); Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства; Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов; Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

    Применение и назначение описи

    В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию. Опись Вложения в ценное письмо Куда 111111, г.

    Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1 На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М.

    Е. N п/п Наименование предметов Количество предметов

    Внутренняя опись документов личного дела

    Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

    На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

    Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

    • каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
    • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

    Документ должен содержать в себе ряд сведений:

    1. список описываемых документов,
    2. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
    3. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
    4. наименование предприятия,

    Акт приёма-передачи документов

    Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

    В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.

    ), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

    С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

    Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.

    Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).

    Образец архивной описи

    АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны.

    Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от 10.09.2007 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования… архивных документов.». Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

    Источник: //ukpravoedelo.ru/kak-sdelat-opis-peredavaemyh-dokumentov-obrazec-74558/

    Как правильно составить опись передаваемых документов

    Опись переданных документов образец

    Во время своей профессиональной деятельности любая организация, работающая на территории РФ, достаточно быстро накапливает огромный объем самых разных бумаг. Поэтому их следует периодически отправлять в архивы на хранение. О том, как проводится опись передаваемых документов и сама процедура передачи, расскажет наша статья.

    В законодательной базе России, которая касается бухгалтерского учета и документооборота, прописан порядок передачи их на хранение. Однако вначале необходимо разобраться с тем, что представляет собой архив. В этом помещении дела любой организации могут храниться как на постоянной, так и на временной основе (около 10 лет). На непостоянное хранение отправляют сведения по личному составу.

    Если период хранения не превосходит десятилетнего периода, то подобная документация не подлежит архивному хранению. Как правило, подобная документация часто остается в локальных структурах и хранится там до весь срок или до утраты актуальной надобности. Тогда их просто уничтожают, оформляя акт соответствующей формы.

    Передавать дела можно не только в архивы, но и другим сотрудникам, а также государственным структурам (ИФНС и т.д.). Однако рано или поздно все бумаги попадают в архивную картотеку.

    //www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

    Отправка дел ведется по соответствующей описи-ведомости. Здесь важно, чтобы опись документов была выполнена по всем нормам.

    Поскольку передача отчетов и т.д. может происходить в различных ситуациях (отправка в другой отдел и т.д.), то и процедура, а также опись будут делаться с определенными нюансами. Рассмотрим один из наиболее частых вариантов – отправка данных, утративших свою первостепенную актуальность, в архив.

    Как правило, подобная процедура организуется раз в 12 месяцев. Если же ежегодный документооборот невелик, то эти манипуляции могут проводиться раз в 60 месяцев. Для этого составляется план-график, который утверждает руководитель предприятия и архивной картотеки.

    Для передачи документации создается специализированная оценочная комиссия, утверждающая архивную опись. В случае первой передачи бумаг оформляется историческая справка, выданная на фонд архивной картотеки. При следующих процедурах к данной справке добавляется соответствующее дополнение, которое содержит информацию о произошедших изменениях.

    Дела представляются поштучно. Каждый экземпляр помечается, что переданный образчик был принят в архивную картотеку.

    Если бумаги отдаются на окончательное сбережение, требуется формирование акта приема-передачи. Здесь формируется соответствующий бланк, куда заносится:

    • наименование архивируемых сведений;
    • фиксирующая информация (дата, место, номер сформированного бланка);
    • перечень сведений, отданных на сбережение;
    • наименование юрлиц, а также ФИО составителей;
    • печати и подписи ответственных лиц.

    Реестр составляется в двух копиях и остается у сдающей и принимающей на сбережение стороны. Такая форма реестра должна всегда выполняться. При необходимости инспекция, осуществляющая проверку документооборота любой организации, может потребовать предоставить ответственных лиц этот реестр.

    Сроки хранения документов

    Чтобы определить сроки хранения документации применяются:

    • перечни ведомственных и отраслевых ценных бумаг. В них указывают время хранения;
    • полный перечень управленческой архивной документации;
    • номенклатура дел за год.

    Каждый документ (бухотчетность, налоговый учет, регистры и т.д.) имеет свой период сбережения, прописанный в профильных нормативах.

    К примеру, бумаги должны подаваться на сбережение по истечении трехлетнего периода в делопроизводстве.

    Составление описи передачи документов

    Описывающая ведомость нужна для систематизации и контроля содержания любых операций, проводимых на предприятии. Ведомость составляется в двух копиях для сдающей и принимающей на сбережение стороны.

    Существует специальный образец, по которому должна вестись опись. Он утверждается приказом ответственного руководителя. Ведомость в данном случае должна содержать информацию следующего плана:

    • наименование бумаги;
    • № п/п;
    • число страниц, из которых состоит списываемое дело;
    • различные уточняющие сведения.

    К уточняющим сведениям относятся:

    • индекс отдельного сдаваемой документации по определённой номенклатуре;
    • подзаголовок;
    • даты (ранняя и поздняя);
    • главный срок хранения;
    • порядковый номер проведенного контроля для любого структурного формирования.

    Правильно организованная опись и систематизация архивного учета позволит при необходимости быстро найти нужный отчет, дело или любой другой документ.

    Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
    8 (800) 777-08-62 доб. 146
    P.S. – Звонок с территории РФ бесплатный.

    Источник: //www.gosuslugi.ru/

    Источник: //dokymenta.ru/rabota/opis-peredavaemyh-dokumentov-3225/

    Архивная опись: образец и правила составления

    Опись переданных документов образец

    Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

    Когда составляется опись архивных документов?

    Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

    На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.

    Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

    Обратите внимание!

    Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

    Кто составляет архивную опись?

    Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

    По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации. На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

    • будут переданы на архивное хранение;
    • подлежат уничтожению и утилизации.

    Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила).

    Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

    архивной описи дел, ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей.

    Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности.

    Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

    Рекомендуемые для использования формы описи для разных видов дел

    Вид архивной описиНомер приложения к Правилам
    дела постоянного храненияПриложение № 14
    электронные документы, дела постоянного хранения (если они являются оригиналами)Приложение № 17
    дела по личному составуПриложение № 15
    электронные дела по личному составуПриложение № 18
    дела временного срока хранения (более 10 лет)Приложение № 16
    электронные дела временного срока храненияПриложение № 18

    и порядок составления архивной описи в зависимости от ее вида регламентируются п. 4.32 Правил. В соответствии с требованиями этого регламента:

    • Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
    • Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
    • Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел.
    • Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
    • Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

    При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

    Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

    Перед тем, как дело, передаваемое на хранение, будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о…», «договоры поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

    Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

    Вывод

    Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

    Источник: //www.sekretariat.ru/article/211279-kak-sostavit-opis-del-18-m6

    Опись переданных документов образец

    Опись переданных документов образец

    Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг.

    Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

    Для внутреннего пользования юридическими лицами

    Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:

    Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:

    Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.

    Заполнение подобной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

    При передаче документов в архив

    В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.

    Для передачи другой организации

    Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    //znaydelo.ru/document/opis.html

    Немного про опись документов #8212; для чего она нужна?

    Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.

    Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

    • Описи дел постоянного хранения. Основным их назначением является раскрытие состава дел и их содержания.
    • Описи дел временного хранения. Содержат список документов дел временного хранения (т. е. дела со сроком хранения не более 10 лет).
    • Перечни документов, характерных для специфических организаций (правоохранительных, судебных органов и т. д.)
    • Описи дел личного состава.

    Для внутреннего пользования юридическими лицами и особенности описи

    В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:

    Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.

    Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия. Оптимальный состав должен включать:

    Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении. На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации.

    Подшивка и прошивка томов, частей

    Максимальный объем дела — 250 страниц, при превышении указанного количества, необходимо начать новый том или часть. Прошивается в четыре прокола для надежного закрепления листов разного формата.

    Оформление обложки

    Полное наименование организации, порядковый индекс части или тома, наименование дела и срок хранения.

    Оформление листа-заверителя дела

    Вкладывается после последнего документа.

    Составление описи

    Составляется сам документ

    Окончательный переплет дела

    Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.

    При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:

    • номер, присваиваемый каждому делу;
    • индекс тома или части;
    • заголовки каждого тома или части;
    • количество листов в каждом томе;
    • необходимый срок хранения.

    В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.

    Какие документы нужны для получения детского пособия? Читайте в нашем материале.

    Здесь вы узнаете, какие документы предоставить при приеме на работу.

    Что нужно для открытия расчетного счета? Об этом написано здесь.

    Заключение

    Опись дел широко используется во внутренней деятельности организаций:

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    //vesbiz.ru/dokumenty/poleznaya-informaciya/opis-dokumentov-obrazec.html

    Опись и учет передачи документов

    Указанные возможности реализованы в программе:

    • Сохранность учредительных документов
    • Отчеты для госорганов и акционеров
    • Готовые шаблоны документов
    • Полномочия ГД вовремя продляются
    • Своевременность ОСА, ОСУ, СД
    • Контроль доверенностей и активов

    Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

    • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
    • договорные документы;
    • учредительные и корпоративные документы;
    • внутренние организационные документы;
    • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

    Порядок передачи документов по описи

    • № п/п,
    • Наименование документа,
    • Количество листов в документе,
    • Уточняющие сведения.

    Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

    • наименование документа;
    • номер, дата и место составления;
    • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
    • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
    • подписи ответственных лиц, печати.

    Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

    Реестр передачи документов в электронном виде

    Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

    1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:

    //you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov Комментариев пока нет!

    Источник: //otvetjurista.ru/dokumenty/opis-peredannyh-dokumentov-obrazec.html

    Как делается опись документов образец

    Опись переданных документов образец

    В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т.

    е. по видам дел). В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:

    1. различных протоколов (протоколы собраний учредителей, совета директоров, протоколы собраний работников, совещаний);
    2. кадровых документов (распоряжения, приказы);
    3. входящей и исходящей документации (письма, требования, просьбы);
    4. приказов и распоряжений в рамках основной деятельности предприятия;
    5. лицензий и сертификатов.

    Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников. Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия.

    Составляем описи дел

    Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.

    В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

    Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы).

    Опись документов. Виды и правила ее составления

    Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии.

    Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации. Это своего рода список или ведомость.

    Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов:

    • Наименование документа.
    • Количество страниц в документе
    • Страницы в документе с__ и по__.
    • Номер по порядку.

    Заканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Это позволяет предотвратить

    Внутренняя опись документов личного дела — образец

    Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте.

    Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

    1. копия паспорта;
    2. копия ИНН;
    3. заявление о приеме на работу
    4. личная карточка сотрудника;
    5. автобиография;
    6. аттестационные листы;
    7. инструкции (по охране труда, должностная);
    8. копия СНИЛС;
    9. характеристики и рекомендации.
    10. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
    11. копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
    12. трудовой договор;
    13. личные заявления работника;

    Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526. В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

    Опись документов по форме Ф 107. Образец и бланк

    А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д.

    Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму.

    Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк. На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

    Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.

    Внутренняя опись документов дела

    Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

    Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал).

    При необходимости,

    Реестр документов – порядок применения и правила оформления

    Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

      Ведение бухгалтерии для ИП Ведение бухгалтерии для ООО

    Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

    Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

    Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

    Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности.

    Как составить опись документов

    Скачать их можно ниже.

    Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения.

    Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль . Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

    Источник: //disk-shetka.ru/kak-delaetsja-opis-dokumentov-obrazec-80666/

    На пенсии
    Добавить комментарий